Avdelingen har hovedansvaret for ph.d.-kursene. I det faglige ansvaret ligger blant annet:
- Å definere behovet for et kurs
- Å definere innholdet i det, læringsmål, omfang (STP) og eksamensform, samt evt. opptakskrav
- Å skaffe nødvendige bidragsytere som kursholdere (internt eller eksternt)
- Selve gjennomføringen av kurset, inklusive eksamen, sensur og det å fylle Canvas-rommet med informasjon
Tidligst mulig, og senest 6 uker før kursgjennomføringen:
1. PhD-utvalget ved leder av utvalget identifiserer behovet for nye kurs, og nye gjennomføringer av kurs som har gått tidligere. En internt faglig ansvarlig oppnevnes, også i de tilfeller hvor kurset i sin helhet gis av innleide kursholdere. Den faglig ansvarlige utarbeider, eller oppdaterer, kursbeskrivelsen og sender denne til PhD-utvalget.
2. PhD-utvalget godkjenner kursbeskrivelsen. Sekretær for PhD-utvalget sørger for at beskrivelsen blir lagt inn i Studiehåndboka og FS.
3. Faglig ansvarlig avklarer budsjettmessige forhold (lønn, kursavgift, bevertning etc.) med avdelingen, samt fastsetter tidspunktet for gjennomføringen for kurset, søknadsfrist[1] og hvem som skal stå for nødvendige faglige bidrag i form av undervisning, veiledning, eksamen og sensur.
4. Faglig ansvarlig ber avdelingsadministrasjonen inngå evt. nødvendige kontrakter om undervisning og sensur, og sørge for alle har/får Feide-ID. Avdelingsadministrasjonen kommuniserer også med innleide om rutiner for reiser og overnatting etc. (bestilling, reiseregninger, godtgjørelser, avtaler). Avdelingsadministrasjonen bestiller også gjestekontorer etter behov.
5. Faglig ansvarlig bestiller egnet undervisningsrom og evt. andre fasiliteter så snart dato er fastsatt.
6. Faglig ansvarlig gir beskjed til biblioteket og bokhandel dersom det legges opp pensumbøker som må kjøpes inn.
7. Faglig ansvarlig sender melding til
- Informasjonsavdelingen – med ønske om at det utvikles en kursinvitasjon i form av en pdf, - og at det legges ut informasjon under «Hva skjer?» og under det relevante doktorgradsprogrammets hjemmesider. PDF-fila sendes til faglig ansvarlig som sørger for spredning via relevante faglige nettverk. Kopi sendes også euv@himolde.no.
- Studieavdelingen/opptak – som forbereder registrering av søkere til kurset, og forbereder eksamen (Inspera).
- EUV- med opplysning om plan for kurset med viktige tidspunkt
8. Faglig ansvarlig innkaller Informasjonsavdeling, Opptakskontoret, EUV og Avdelingsadministrasjonen til et avklaringsmøte der planene for kurset gjennomgås.
Ved utløpet av søknadsfristen:
9. Studieavdelingen/opptak
- kommuniserer med internt faglig ansvarlig om hvem som skal tas opp på kurset, og melding til søkerne sendes ut. Denne meldingen bør inneholde lenker til EUVs info-sider om praktiske forhold knyttet overnattingstilbud, reisetips m.v.
- sender informasjon til de opptatte om aktivering av kontoer og tilgang til Canvas-rom etc.
- sender deltakerliste til EUV og faglig ansvarlig
- Ber IT om å opprette Canvas-rom for kurset tilgjengelig for alle deltakere og med lærer-tilgang for faglig ansvarlig. IT informerer faglig ansvarlig når dette er gjort, slik at etableringen av Canvas-rommet kan starte. Normalt vil faglig ansvarlig sørge for å administrere Canvas-rommet. Dersom eksterne bidragsytere ønsker Canvas-tilgang direkte, tar faglig ansvarlig initiativ til å ordne dette.
10. EUV
- Kommuniserer med deltakerne og faglige bidragsytere om bevertning under kurset – og innhenter evt. særskilte diett-behov
- Bestiller evt. bevertning hos kantina / eksterne steder
Under kursavviklingen:
11. Faglig ansvarlig sikrer at gjennomføringen av kurset går som planlagt og holder nødvendig dialog med kursdeltakere, administrasjonen og evt. eksterne bidragsytere.
Etter kursavviklingen:
12. Faglig ansvarlig sørger for gjennomføring av eksamen og sensur, samt registrering av denne.
13. Faglig ansvarlig sørger for at det blir gjennomført en kursevaluering mot slutten av kurset, og at det skrives et kort notat på bakgrunn av denne. Notatet oversendes doktorgradsutvalget med vurderinger knyttet til eventuelle endringer som bør gjøres før neste gjennomføring.
14. Studieavdelingen/eksamen sender ut melding til alle kursdeltakere når sensuren foreligger, med informasjon om hvordan man kan få tilsendt kursbevis/karakterutskrift.
[1] Søknadsfristen bør normalt settes til ca. 1 måned før kursgjennomføringen. Dette er nødvendig tid for å prosessere og registrere spesielt utenlandske søkere.